Het was zogezegd groot nieuws vorige week, in Utrecht waren tientallen verborgen kelders ontdekt. Diverse kranten en televisiejournaals brachten het tot de verbeelding sprekende bericht. Veel ophef over oud nieuws, zegt de (anonieme) publicist die iedere week de e-mailbrief Nieuwsch en ander Nieuwsch verzorgt, hij weet wel beter...

Het Utrechtse papieren statische en semi-statische archief was een verschrikkelijke puinhoop ondanks het vernietigende oordeel (met aanbevelingen) in het rapport “Gaten in het geheugen: een onderzoek naar het Utrechtse archiefbeleid en de casus parkeergarage Lepelenburg” (Gemeente Utrecht, 2004). Een paar jaar later was er een evaluatie en daaruit bleek dat er vrijwel niets met de aanbevelingen was gedaan. Nog steeds een puinhoop.

Toen Utrecht jaren terug ‘digitaal ging’ mocht er per ambtenaar iets meer dan een schoenendoos dossier-/archief-/naslagpapier bewaard blijven. De rest van de puinhoop werd gestort in een ‘archiefbewaarplaats’ in Zuid-Limburg die het midden houdt tussen een vergeetput en het astronomisch zwarte gat waarin alles implodeert.

Zelfs raadsleden die iets opvragen uit de volgestorte ‘mijngang’ merken dat het duurt en duurt en duurt, maar dat er nagenoeg niets terugkomt uit het hermetische statische archief.

Burgemeester en wethouders, opperambtenaar de gemeentesecretaris, raadsleden – voorbijgangers zoals ze zijn - weten hier allemaal niets van. Er zijn nog een paar ambtenaren die in een gesprek over ‘weet je nog van vroeger’, iets van ‘aha’ hebben.

De hele flauwekul over de kelders die nu 'ontdekt' zijn, was al lang bekend en gedocumenteerd, maar zit nu ergens in een ‘mijngang’. Op de inhoud zit geen index die de naam van index waard is. Velen weten niet van het bestaan van deze papierstort en niemand weet goed wat er bewaard is want er is geen goede archiefbeschrijving. 

Goed archiveren heeft voor de eigen organisatie een betekenisvolle functie, zoals regelmatig blijkt. Het is ook van belang voor recht en bewijs zoekende burgers en ondernemers, die nu in de kou staan. Dossier- en archiefvorming is niet sexy. Je komt er niet mee op de foto. Maar als de voorbijgaande bestuurders weg zijn, zijn ze op slag vergeten. Op een straatnaam hoeft niet gerekend worden, ook wordt er geen enkele openbare plee naar hen vernoemd. (Alleen naar wethouder Kernkamp is een hondenuitlaatplaats vernoemd.)

Opeenvolgende gemeenteraden, colleges en ambtenarengeneraties waren hijgerig doende Utrecht als toeristische hotspot voorbij Brugge en Venetië te sturen. Zij vonden in dat verband dat je overal met de grootst mogelijk auto moest kunnen komen. Belangstelling voor de ondergrond waarover de auto’s reden was er niet. Tot de boel instortte.

Beheer en onderhoud waren onnutte kostenposten. Je kon het geld beter in stadspromotie, representatie, feest en evenementen steken, werd de gangbare opvatting.

Het neo-liberalistisch uitwonen, uitmergelen van de fysieke en sociale stad loopt op steeds meer terreinen tegen zijn eigen grenzen aan.